В АО «Сәтті Жұлдыз» к кадровому электронному документообороту пришли не из-за моды на цифровизацию, а из прагматичного расчета. Внутренний анализ бизнес-процессов помог выявить скрытые резервы: традиционный бумажный формат требовал значительных временных ресурсов: печать бланков, сбор подписей, сканирование, накопление пачек документов для руководителей и управление растущим архивом. Переход к цифровому аналогу был задуман как стратегический шаг, чтобы полностью исключить риск задержек и гарантировать сохранность каждого документа на всех этапах согласования.
При выборе КЭДО ключевым стало соотношение цены и функциональности: система должна была закрывать реальные кадровые процессы, быть простой для сотрудников и не создавать дополнительной нагрузки на HR и отдел ИТ.
Тимур Марусяк, исполнительный директор «Docrobot Центральная Азия»:«Мы прошли путь глубокой настройки решения под специфику заказчика. Мы строили фундамент для роста «Сәтті Жұлдыз» на годы вперед, учитывая нюансы трудового законодательства РК и потребность в полной мобильности сотрудников».
Сегодня КЭДО – это привычная рабочая среда для сотрудников. Именно на платформе КЭДО от «Docrobot Центральная Азия» создаются заявления, проходят согласования и выполняется подписание. Платформа продемонстрировала высокую отказоустойчивость: система легко справляется с имеющимся потоком документов.
Для электронной подписи большинство сотрудников используют eGov Mobile. Такой способ хранения ключей ЭЦП воспринимается как наиболее безопасный и, что не менее важно, удобный. Документ можно открыть и подписать прямо с телефона – без компьютера и дополнительных действий. Часть сотрудников, особенно самых мобильных, фактически работает с КЭДО исключительно через смартфон.
«Переход на КЭДО от Docrobot позволил нам автоматизировать работу со значительным количеством кадровых операций. Мы перестали управлять бумагами и начали управлять процессами. Это, действительно, большой апгрейд отдела кадров и переход на новый стандарт эффективности», –Полина Логачева, директор департамента по работе с персоналом АО «Сәтті Жұлдыз».
Простота – одна из ключевых причин принятия системы. В КЭДО от Docrobot невозможно запутаться: интерфейс интуитивен, а логика процессов очевидна. Если раньше сотруднику нужно было искать нужный бланк в сетевых папках, запрашивать шаблоны у коллег или хранить версии документов на рабочем компьютере, то теперь все кадровые процессы собраны в одной системе. Достаточно зайти в КЭДО, чтобы увидеть полный перечень доступных сценариев: от отпуска до командировки.
Отдельного внимания заслуживает автоматизация расчетов. Например, командировочные расходы теперь рассчитываются самой платформой Docrobot КЭДО. Сотрудник заполняет простые параметры: даты, время, направление. И система автоматически выполняет все вычисления. Процесс, который раньше требовал внимательности, проверок и корректировок, стал рутинной операцией без риска ошибок.
На стороне кадрового администрирования эффект выражен еще нагляднее. Благодаря on-premise решению (размещение на мощностях заказчика) и интеграции с 1С:ЗУП оформление кадрового документа занимает в среднем несколько секунд: 1 секунда на получение документа из КЭДО в 1С, 1 секунда на принятие заявления, 1 секунда на автоматическое создание приказа модулем 1С, 3 секунды на проверку приказа перед отправкой и 1 секунда на отправку приказа обратно в КЭДО на подписание. Специалисту не нужно вручную создавать приказы или перепечатывать данные. Документ последовательно загружается с платформы, принимается, на его основе автоматически формируется приказ, после чего он отправляется обратно в КЭДО. Фактически заявление «превращается» в приказ без промежуточных операций и лишних действий.
Особенно заметны изменения для региональных сотрудников. То, что раньше занимало дни из-за пересылок, теперь укладывается в часы. КЭДО убрал ощущение дистанции и выровнял процессы для всех сотрудников, независимо от их местонахождения.
В результате КЭДО воспринимается не как отдельная HR-система, а как естественная часть повседневной работы – инструмент, который делает кадровые процессы быстрее и понятнее.