На этой странице мы пошагово познакомим вас с платформой, чтобы вы сразу смогли начать работу
Платформой
DocRobot
Как пользоваться
1. Авторизация
Для входа на web-платформу введите свои учетные данные (логин и пароль) и нажмите кнопку Войти.
Учетные данные web-платформ DocRobot и Evolution совпадают.
Если вы не помните пароль, нажмите на кнопку Забыли пароль?. Далее укажите ваш логин и нажмите кнопку Отправить ссылку.
На электронную почту, которая была указана при регистрации, придет письмо со ссылкой на восстановления пароля. Нажмите на ссылку в письме. На странице создания пароля введите новый пароль и нажмите кнопку Сохранить новый пароль.
После этого вы автоматически перейдете на страницу с авторизацией. Для входа на web-платформу используйте уже новый пароль.
2. Главное окно
После авторизации на web-платформе вы попадаете на главное окно, которое состоит из трех блоков:

1. Верхнее меню
2. Боковая панель
3. Основная страница
Верхнее меню содержит следующие разделы:

1. Документообороты – основной раздел, в котором находятся ваши документы
2. Справочники – раздел содержит справочники, например, Товарный справочник
3. GLN Поставщика – переключение между GLN вашей компании
4. Справка – полезная информация, которая поможет вам разобраться с работой платформы
5. Настройки – настройки аккаунта (организаций, пользователей и т. д.) – в разработке
6. Выход – выход из учетной записи и с платформы
3. Документообороты
На боковой панели раздела Документообороты расположены вкладки, в которых документы сгруппированы по типу:

1. Черновики – список черновиков, сохраненных документов, которые были созданы, но не были отправлены
2. Заказы – список заказов с цепочками документов по ним
3. Уведомления о возврате – список полученных уведомлений о возврате товара
4. Прайс-листы – список отправленных прайс-листов
5. Отчеты об оказанных услугах – список полученных отчетов, в которых содержится информация о штрафах за недопоставку и просроченных заказах
6. Отчеты об инвентаризациях – отчеты, которые содержат информацию об остатках товара в данном магазине (на данном складе розничной сети) по ассортименту конкретного поставщика.
3.1 Вкладка «Заказы»
3.1.1 Вид вкладки «Заказы»

Основная страница раздела «Заказы» может иметь два вида. Вы можете выбрать любое удобное для вас отображение документов.

1. Документы (по умолчанию) – все документы (заказы и сопутствующие по нему документы) сгруппированы по вкладкам и для того чтобы найти определенный тип документа, необходимо перейти на соответствующую вкладку.
2. Документообороты – документы по заказам представлены в виде цепочек. На основной странице выводятся заказы, а сопутствующие документы по заказу (подтверждение заказа, уведомление об отгрузке, уведомление о приеме и счет) можно найти в структуре документооборота, открыв нужный заказ.
Вы можете менять отображение документов на вкладке «Заказы» в любой момент работы на web-платформе.
3.1.2 Описание раздела «Заказы»

Вид – Документы

На основной странице вкладки «Заказы» документы сгруппированы по типам:

  • Заказ (ORDER)
  • Подтверждение заказа (ORDERSP)
  • Уведомление об отгрузке (DESADV)
  • Уведомление о приеме (RECADV)
  • Счет (INVOICE)
Жирным шрифтом выделяются заказы, в которых имеются непрочитанные документы.
На каждой вкладке, над списком документов, располагаются фильтры для поиска и сортировки. Дополнительные фильтры станут доступны, если вы нажмете кнопку Все фильтры.

Для того чтобы перейти к просмотру документа, нажмите на него. Выбранный документ откроется в цепочке связанного с ним заказа. (см. Структура Документооборота по заказу)
Вид – Документообороты

На основной странице вкладки «Заказы» отображается список заказов с основной информацией по ним:
  • Покупатель
  • Место доставки
  • Заказ (номер и дата)
  • Последний документ – тип документа по дате в цепочке, который был отправлен или поступил по заказу последним
Жирным шрифтом выделяются заказы, в которых имеются непрочитанные документы.
Цепочки документов сортируются по дате получения/отправления: первым отображается заказ, по которому поступил/был отправлен последний документ.
Для поиска и сортировки документов используйте фильтры, которые расположены над списком заказов. Дополнительные фильтры станут доступны, если вы нажмете кнопку Все фильтры.
Для того, чтобы перейти к цепочке документов по конкретному заказу, нажмите на заказ кнопкой мыши (см. Структура Документооборота по заказу).
Для просмотра документа в новой вкладке браузера, нажмите по нему правой кнопкой мыши и выберете Открыть в новой вкладке.
3.1.3 Структура документооборота по заказу

В открывшемся документообороте, слева, отображаются типы документов, сами документы и их статусы.
Для того чтобы открыть необходимый документ, кликните по нему. Справа отобразится его электронная форма
Кнопка ← вернет вас к списку заказов.
3.1.4 Сохранение документа

Вы можете сохранить любой документ в следующих форматах:
1. XLS
Сохранение документа в формате excel доступно только для документа Заказ (ORDER) и Уведомление о приеме (RECADV).
2. XML
3. PDF
3.1.5 Печать документа

Для того чтобы сразу распечатать документ, не сохраняя его предварительно на компьютер, нажмите на кнопку Принтер.
3.1.6 Повторная выгрузка документа на FTP

Внимание! Кнопка повторной выгрузки будет доступна только в случае, если вы используете FTP-соединение.
Для того чтобы повторно выгрузить входящий документ на FTP, откройте его электронную форму и на панели нажмите кнопку «Выгрузить повторно».
3.1.7 Формирование документа «Подтверждение заказа»

Подтверждение заказа (ORDRSP) – ответный документ, подтверждающий заказ на поставку в полном либо частичном объёме.

С помощью фильтров найдите и откройте Заказ, для которого необходимо сформировать Подтверждение. В открытой форме входящего документа нажмите кнопку Сформировать, далее Подтверждение заказа.
После этого автоматически создастся черновик документа «Подтверждение заказа», часть полей которого заполнится данными из Заказа, пустые поля необходимо заполнить вручную. Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.

В блоке «Основная информация» красным цветом выделены обязательные для заполнения поля:
В блоке «Другие участники» информация также заполнится данными из Заказа, при необходимости их можно изменить, с помощью кнопки Изменить или дозаполнить, с помощью кнопки Добавить.
После заполнения вышеуказанных полей необходимо выбрать одно из действий в блоке «Список товарные позиции»:
1. Поставка принята – количество подтвержденных позиций равно количеству заказанных. Редактирование и добавление новых позиций невозможно. В столбце Действие появится надпись «Товар буде поставлен без изменений»
2. Поставка изменена – выбирается при необходимости изменения товарных позиций (количество, цена и т.д.). Есть возможность изменить количество поставляемого товара, редактирование, добавление новых и удаление товарных позиций.
Для редактирования товарной позиции используйте поля или нажмите на строку с товаром.
В открывшемся окне измените необходимые данные, после чего нажмите кнопку «Сохранить».
В блоке «Список товарных позиций» автоматически обновится столбец «Подтверждено/ Заказано» и столбец «Действие»:
Для добавления товарных позиций в документ нажмите кнопку Добавить.
Добавление позиций может потребоваться, например, в случае, если вы случайно удалили позицию или если вы дробите Подтверждение заказа на каждую отгрузку.
В появившемся окне, в строке поиска, начните вводить наименование продукта или его штрихкод. Если позиция присутствует в Товарном справочнике, она появится в выпадающем списке. Выберете позицию, заполните необходимые поля и нажмите кнопку Добавить.
Для удаления товарной позиции из списка наведите курсор мыши на позицию и нажмите на значок Корзина.
3. Поставка не принята – автоматически для всех позиций установится значение «0» (ноль) в поле Подтверждено. В столбце «Действие» появится надпись «Отказано в поставке»
После создания Подтверждения заказа вы можете:
1. Сохранить документ (документ сохранится со статусом «Черновик» и будет расположен в соответствующей вкладке на боковой панели)
Документ можно сохранить только при заполнении всех обязательных полей.
2. Отправить
3. или Удалить.
3.1.8 Формирование документа «Уведомление об отгрузке»

Уведомление об отгрузке (DESADV) – документ, которым Поставщик подтверждает факт отгрузки товара со склада.
Сформировать Уведомление об отгрузке возможно на основании следующих документов:
  • Заказ на поставку
  • Подтверждение заказа
После этого автоматически создастся черновик документа «Уведомление об отгрузке», часть полей которого заполнится данными из документа, на основании которого он был сформирован. Пустые поля необходимо заполнить вручную.
Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.
В блоке «Основная информация» красным цветом выделены обязательные для заполнения поля:
В блоке «Другие участники» информация также заполнится данными из Заказа, при необходимости их можно изменить, с помощью кнопки Изменить или дозаполнить, с помощью кнопки Добавить.
После заполнения вышеуказанных полей в блоке «Список товарные позиции» вы можете Добавить (1), Изменить (2) или Удалить (3) товарную позицию:
После создания Уведомления об отгрузке вы можете:

1. Сохранить документ (документ сохранится со статусом «Черновик»);
2. Отправить;
3. или Удалить.
3.1.9 Формирование документа «Счет»

Сформировать Счет на оплату возможно на основании документа Подтверждение заказа.
    После этого автоматически создастся черновик документа «Счет», часть полей которого заполнится данными из документа, на основании которого он был сформирован. Пустые поля необходимо заполнить вручную.
    Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.
    В блоке «Основная информация» красным цветом выделены обязательные для заполнения поля:
    В блоке «Другие участники» информация также заполнится данными из Заказа, при необходимости их можно изменить, с помощью кнопки Изменить или дозаполнить, с помощью кнопки Добавить.
    После заполнения вышеуказанных полей в блоке «Список товарные позиции» вы можете Добавить (1), Изменить (2) или Удалить (3) товарную позицию:
    После создания Счета документ можно:

    1. Сохранить (документ сохранится со статусом «Черновик»)
    2. Отправить
    3. или Удалить
    3.2 Вкладка «Уведомление о возврате»

    Уведомление о возврате (RETANN) – отчет, в котором содержится перечень товарных позиций не принятых Покупателем с указанием причины.
    На основной странице Уведомлений о возврате отображается список всех полученных уведомлений.
    Жирным шрифтом выделяются непрочитанные уведомления.
    Поиск документов осуществляется по их номеру. Введите номер (полностью) в поисковую строку и нажмите Enter.
    Для того чтобы перейти к конкретному уведомлению, нажмите на него.
    В открывшемся документообороте, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.
    Документ можно сохранить (1) в формате XML и PDF или распечатать (2).
    3.3 Вкладка «Прайс-листы»

    Прайс-лист (PRICAT) – это документ, в котором содержится информация о перечне товаров с указанием их стоимости.
    3.3.1 Поиск и просмотр прайс-листов

    На основной странице отображается список отправленных прайс-листов.
    Поиск и сортировка прайс-листов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком.
    Для того чтобы открыть прайс-лист, нажмите на него.
    В открывшемся документе, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.
    Документ можно сохранить (1) в формате XML и PDF или распечатать (2).
    3.3.2 Создание прайс-листа

    Для создания нового Прайс-листа в разделе Документообороты нажмите кнопку Создать. В появившемся окне выберете Прайс-лист (PRICAT).
    Из списка выберете получателя документа.
    В открывшейся форме документа заполните необходимые поля. Поля «Получатель документа» и «Покупатель» заполняются автоматически. Поле «Поставщик» также заполняется автоматически на основании GLN, который выбран в Верхнем меню. При необходимости отредактируйте эти данные с помощью кнопки Изменить.
    В блоке «Основная информация» красным цветом выделены обязательные для заполнения поля:
    Добавление товарных позиций

    Вы можете добавить товарные позиции в Прайс-лист из Товарного справочника и через загрузку xls шаблона.
    1. Из товарного справочника
    Для добавления позиций из товарного справочника нажмите кнопку Добавить.
    В строке поиска введите наименование или штрихкод товара. Часть полей заполнится данными из карточки товара. Заполните оставшиеся поля и нажмите кнопку Добавить.
    Список обязательных для заполнения полей для каждой Торговой сети отличается.
    Редактирование (1) и удаление (2) позиций доступно при наведении курсора на позицию в списке.
    Для удаления сразу нескольких позиции отметьте их и нажмите кнопку Удалить.
    2. Массовая загрузка из xls шаблона.
    Для загрузки товарных позиций из xls шаблона нажмите на кнопку Импорт из Excel.
    В окне загрузки позиций скачайте шаблон.

    Обратите внимание! Шаблоны загрузки товарных позиций и обязательность полей для разных Торговых сетей отличаются! Перед скачиванием шаблона необходимо правильно выбрать Торговую сеть, для которой формируется Прайс-лист.
    Откройте шаблон (excel-файл): на первой вкладке расположена инструкция, на второй вкладке – шаблон для заполнения товарных позиций.
    Перенесите заполненный шаблон в окно загрузки позиций или выберите его с компьютера.
    Если при заполнении шаблона были допущены ошибки, то появится окно со списком ошибок. Товарные позиции не будут загружены.
    Вернитесь к шаблону, исправьте ошибки и загрузите его повторно.
    В случае удачной загрузки шаблона вы увидите окно Импорт выполнен и товарные позиции отобразятся в списке.
    Если загружаемая позиция (штрихкод) уже присутствует в Товарном справочнике, то информация по позиции обновится.

    Действия с Прайс-листом

    После создания Прайс-листа его можно Сохранить (1), Отправить (2) или Удалить (3).
    3.4 Вкладка «Отчеты об оказанных услугах»

    Отчет об оказанных услугах – это документ, в котором отражаются штрафы по заказам (недопоставка, просрок и т.д.) за определенный промежуток времени.
    На основной странице вкладки «Отчеты об оказанных услугах» отображается список всех полученных отчетов.
    Жирным шрифтом выделены непрочитанные отчеты.
    Поиск и сортировка отчетов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком отчетов. Для просмотра всех доступных фильтров нажмите кнопку Все фильтры.
    Для просмотра содержимого отчета нажмите на него.
    В открывшемся документообороте, слева, отображается сам документ, справа – его электронная форма.
    Нажмите на товарную позицию для просмотра подробной информации по штрафу.
    Документ можно сохранить (1) в формате XML и PDF или распечатать (2).
    3.5 Вкладка «Отчеты об инвентаризациях»

    Отчет об инвентаризации (INVRPT) – отчет, который содержит информацию об остатках товара в конкретном магазине (на конкретном складе розничной сети) по ассортименту поставщика.
    На основной странице вкладки «Отчеты об инвентаризации» отображается список всех полученных отчетов.
    Жирным шрифтом выделены непрочитанные отчеты.
    Поиск и сортировка отчетов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком отчетов. Для просмотра всех доступных фильтров нажмите кнопку Все фильтры.
    Для просмотра содержимого отчета нажмите на него.
    В открывшемся документообороте, слева, отображается сам документ, справа – его электронная форма.
    Нажмите на товарную позицию для просмотра подробной информации по инвентаризации.
    Документ можно сохранить (1) в формате XML и PDF или распечатать (2).
    3.6 Вкладка «Черновики»

    Черновик – сохраненный, но не отправленный документ, в котором заполнены обязательные поля.
    На основной странице раздела отображаются Черновики всех типов документов, которые были созданы и сохранены пользователями.
    Документы сортируются по дате обновления, первым отображается последний обновленный Черновик.
    Для поиска необходимого черновика воспользуйтесь фильтрами, которые расположены над списком документов. Дополнительные фильтры доступны через кнопку Все фильтры.
    Для того чтобы открыть Черновик, нажмите на него.
    Если черновик создается на основе другого документа, то он сразу привязывается к известной цепочке документооборота и отображается внутри этой цепочки.
    Черновик невозможно сохранить, если обязательные поля в документе не заполнены.
    После заполнения всех обязательных полей нажмите на кнопку Сохранить – статус черновика изменится с Черновик на Черновик (готов к отправке).
    4. Товарный справочник
    Товарный справочник расположен в разделе Справочники (Верхнее меню).
    Список товарных позиций в справочнике отображается в зависимости от выбранного GLN вашей компании.
    Поиск товарных позиций осуществляется по наименованию и штрихкоду. Введите запрос в поисковое поле и нажмите Enter.
    Для просмотра и редактирования товарной позиции нажмите на нее.
    Удалить позиций из справочника вы можете, либо, нажав на «х» рядом с позицией (станет доступно при наведении курсора на позицию), либо, отметив ненужные позиции галкой и нажав кнопку Удалить.
    Загрузка позиций в Товарный справочник

    Добавление позиций в Товарный справочник возможно двумя способами.

    1. Ручное добавление товарных позиций.
    Для добавления позиции в справочник нажмите кнопку Добавить.
    На странице Добавление товара заполните необходимые поля и нажмите кнопку Добавить.
    Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
    Добавленная позиция отразится в списке товарного справочника.
    2. Массовая загрузка товарных позиций.

    Для массовой загрузки товарных позиций используйте XLS-шаблон. Для того чтобы загрузить позиции,
    1. Выберите GLN вашей компании, для которого необходимо загрузить товарные позиции
    2. Нажмите кнопку Импорт/Экспорт → Импорт
    3. Скачайте шаблон для заполнения товарных позиций


    Откройте шаблон (excel-файл): на первой вкладке расположена инструкция, на второй вкладке – шаблон для заполнения товарных позиций.
    4. Перетащите заполненный шаблон в окно Загрузки позиций или выберите его с компьютера.
    5. Если при заполнении шаблона были допущены ошибки, то появится окно со списком ошибок. Товарные позиции не будут загружены.
    Вернитесь к шаблону, исправьте ошибки и загрузите его повторно.

    6. В случае удачной загрузки шаблона появится окно Импорт выполнен и товарные позиции отобразятся в списке
    Если загружаемая позиция (штрихкод) уже присутствует в Товарном справочнике, то информация по позиции обновится.